I nuovi spazi di lavoro: ibridi, hi-tech e confortevoli

Si è detto tutto e il contrario di tutto sul futuro e sul presente degli uffici, ma dobbiamo porci le giuste domande per gestire questo momento di cambiamento e di accelerazione di processi. Quali sono i risvolti sulle persone e sugli spazi? Cosa accade in termini di apprendimento e crescita professionale nella trasposizione delle interazioni dal livello fisico a quello digitale?
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DEGW studia da sempre le esigenze e gli stili di vita dei lavoratori per dar vita agli uffici di domani, ripensati con uno scopo completamente nuovo e worker-centric. Quello che è certo, è che nel “new normal” la tecnologia ha un peso importante nel rapporto tra le persone e lo spazio, a casa, in ufficio e nel modo di vivere la città. È un cambiamento inarrestabile. Non siamo tutti pronti, credo sia importante lavorare sulla cultura delle aziende e aiutarle a visualizzare, attraverso lo spazio, i propri obiettivi e valori, pensando con lungimiranza, a lungo termine, alle persone che li abiteranno.

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Progettare il “new office”

Poiché abbiamo scoperto di non essere più vincolati alla presenza in ufficio per rimanere funzionali, dobbiamo fare in modo che l’ufficio sia il luogo in cui le persone vogliono andare, pur non essendo obbligate a farlo.

Perché dunque andare in ufficio? Da tempo sosteniamo che, nonostante l’evoluzione immateriale cui siamo sottoposti, l’ufficio rimanga un irrinunciabile distillato fisico della cultura d’impresa. L’identità organizzativa è il primo punto di una serie di raccomandazioni per il nuovo blended office: un ambiente che dovrà trasmettere senso di appartenenza favorendo collaborazioni e interazioni; facilitare il suo uso con efficaci sistemi di prenotazione degli spazi e wayfinding accurati; permettere videoconferenze sofisticate che non siano surrogati di presenza, ma luoghi immersivi e coinvolgenti; curare ovviamente l’igiene, la salute e il benessere per una sicurezza non solo “oggettiva” ma per un comfort sensibilmente percepito; assicurare facilità di accesso.

E soprattutto non dovrà essere solo un ufficio, ma un ecosistema di eventi, esperienze e servizi che attraggano le persone e offrano loro luoghi e situazioni in cui interagire e comunicare.
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Una cosa è certa. Lavorare al 100% da casa non è sostenibile a lungo termine. Ma nemmeno lo sono quelle ipotesi che cercano semplicemente un rapporto ottimale “casa/ufficio”. È necessario abbandonare la logica binaria. Con la fine dell’orario fisso (dal lunedì al venerdì, dalle 9 alle 18) e del luogo unico, si tratta di attivare nuove modalità: collaborazioni ibride, molteplici e aperte a un ampio ventaglio di scelte.

La scommessa sembra ruotare intorno alla possibilità di ricreare un’interazione informale tra persone che lavorano insieme anche quando le scintille imprevedibili di scambio e complicità dovute alla compresenza fisica scompaiono. Come ricreare una interazione aperta e spontanea, in corridoio o intorno alla macchinetta del caffè, quando un’interfaccia virtuale irrigidisce pose e tempi di connessione? E come orientare i processi decisionali nel momento in cui la stessa interfaccia annulla tempi morti, scarti imprevisti dal copione e input random scaturiti da un caso impossibile da prevedere? La nostra produttività rimane intatta, ma il nostro apprendimento, specialmente quello che deriva da incontri informali e fortuiti, ne soffre.

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L’employee experience al centro del progetto

Il progetto che definisce il layout dell’ufficio diventerà una componente sempre più strategica per ricentrare e sottolineare l’identità dell’azienda, rendendo lo spazio fisico una metafora ancora più espressiva, un concentrato ancora più denso del posizionamento della filosofia aziendale e della politica delle risorse umane. Lo spazio è una leva per facilitare, in un contesto di lavoro, le interazioni tra le persone, perché siamo esseri sociali, spinti da un’energia collettiva che ci fa crescere e migliorare insieme.

L’obiettivo fondamentale degli uffici che costruiamo oggi per il domani è quello di mettere al centro l’employee experience, focalizzandoci sulla qualità degli ambienti e sulla creazione di uno spazio fluido e ibrido in grado di adattarsi velocemente ai cambiamenti. I nuovi uffici assomiglieranno sempre di più agli spazi domestici perché avranno una maggiore funzione sociale: aree lounge con poltrone e tavoli cablati, spazi flash meeting in piedi e prodotti flessibili, spostabili, accoppiabili per le aree operative, adattabili a diversi comfort ed esigenze a seconda dell’utente che le occupa.

Non pensiamo che lo smart working prevarrà sul lavoro in ufficio, ma assisteremo a un interessante sviluppo dei luoghi di lavoro come spazi in grado di mutare nel tempo e nel corso della giornata, sempre più ibridi e non tagliati su misura. Pronti ad accogliere il cambiamento che ci fa evolvere.