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Le nuove sfide nella gestione degli edifici e degli ambienti di lavoro

Intervista a Luca Strada, national real estate manager di Kuehne + Nagel

Ci aspetta una ‘nuova normalità’ che di fatto stravolgerà i canoni per la progettazione dell’office building e degli spazi di lavoro. Allo stesso modo per le strategie di gestione dei patrimoni dovranno essere adottati nuovi approcci che tengono conto delle possibilità offerte dallo smart working e dalle nuove soluzioni tecnologiche che permettono di migliorare le prestazioni degli edifici garantendo sicurezza. Anche i criteri di sostenibilità richiederanno una revisione che implica la definizione di un nuovo paradigma di edificio sostenibile. In definitiva, come sarà il futuro edificio ad uso uffici, a prova di pandemia? Ne abbiamo discusso con Luca Strada, national real estate manager di Kuehne + Nagel che inizia la chiacchierata descrivendo gli step che il facility manager si trova da affrontare nell’immediato.
“Nelle varie declinazioni disciplinari, il facility manager dovrà occuparsi di soft service, ovvero integrare le operazioni standard di pulizia con la necessaria sanificazione; vigilare affinché i subcontractor adottino idonei protocolli; valutare la sostenibilità dei servizi di ristorazione aziendale; riorganizzare le procedure di reception e accoglienza ospiti (dotazione dispositivi di protezione individuale, verifica temperatura corporea, etc); valutare le modalità di accesso agli ospiti esterni; ecc. Mentre con riferimento agli hard service, dovrà modificare le procedure di manutenzione degli impianti meccanici, in accordo con i protocolli più aggiornati che richiedono di eliminare il ricircolo d’aria interna, verificare le logiche di funzionamento delle unità di trattamento aria, etc. Infine, sul piano dello space management, dovrà mettere in atto uno studio progettuale per il mantenimento del distanziamento sociale con arredi e gli spazi esistenti: ‘taggare’ le workstation utilizzabili, eliminare le sedute non utilizzabili, stabilire una nuova capienza delle sale riunioni e delle aree sociali, definire le aree di ‘rispetto’ e i percorsi in/out con segnaletica a terra ben visibile…
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 L’applicazione forzata di modalità lavorative da remoto, ha dimostrato che si può essere produttivi senza doversi necessariamente recare in ufficio. Quali saranno le implicazioni di questa nuova consapevolezza nel medio/lungo periodo? 

Le aziende dovranno ripensare i modelli di valutazione delle prestazioni dei propri collaboratori, non più in base all’orario di presenza in ufficio, quanto piuttosto in base agli obiettivi raggiunti come implica il concetto di remote working. Oggi però manca un mindset adeguato da parte di tutti gli attori coinvolti, organizzazioni datoriali e sindacali comprese. Dal punto di vista dei Locatori, Proprietari e Developer, nel lungo periodo (5-10 anni) mi aspetto minor focus sugli sviluppi di nuovi spazi uffici cosi come li conosciamo oggi. Di certo cambieranno le valorizzazioni, le valutazioni e i canoni che i conduttori saranno disposti a pagare. È ancora funzionale agli obiettivi di un’azienda corporate, avere un unico grande headquarter, sede di lavoro per migliaia di persone, che in caso di contagio debba essere totalmente sigillato e sanificato, rendendolo indisponibile al 100%? Meglio poter contare su una strategia basata su più siti di dimensioni inferiori? Collegati virtualmente fra di loro con i mezzi tecnologicamente più avanzati?
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Quali saranno i riflessi più evidenti sulle strategie di gestione degli ambienti di lavoro e dei patrimoni immobiliari? 

Ho identificato due differenti scenari; in un caso, i contratti di locazione consentono al Conduttore di poter disdire il contratto nel breve periodo. In questo modo potrà rinegoziare il contratto sulla base di minori o diverse esigenze di spazio, o cercare nuove soluzioni immobiliari, nel caso quella attuale non sia strutturalmente adeguata. in ogni caso, con canoni diversi rispetto a quelli del Business Plan pre-Covid19. Nel secondo caso, abbiamo contratti di locazione di lungo periodo, senza flessibilità. Il Conduttore negozierà con il Locatore degli incentivi di breve periodo (free rent, dilazione dei pagamenti, etc) che gli consentano di superare la contingenza. Dovrà comunque prevedere investimenti per la riorganizzazione degli spazi, al fine di adeguarli al social distancing e riduzione degli affollamenti.
Cambierà la percezione del valore di un immobile vicino agli hub del trasporto pubblico o a una fermata della metropolitana, nell’epoca post covid-19? Probabilmente non di molto, ma ci dà la dimensione di quanto possono essere profonde le valutazioni da fare.
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Che sfida attende landlord e tenants a fronte di un radicale cambiamento dei presupposti fondamentali (occupancy, affollamento, costo per utilizzatore) sui quali era basato il loro rapporto. Quali i riflessi più rilevanti sui costi di gestione?

La mia ipotesi è che la ‘nuova normalità’ stravolgerà i canoni precedentemente utilizzati per la progettazione degli spazi di lavoro e le prestazioni degli edifici. Nel caso in cui ci sia un contratto di locazione di lungo periodo in corso di validità, le difficoltà maggiori saranno per i Conduttori. Il canone è già determinato, ed era sostenibile solo secondo la progettazione e strategie di space management pre-covid19, con una certa occupancy, capability e potenzialità. Nel breve periodo, andiamo verso un dimezzamento delle postazioni utilizzabili. Quindi il costo di affitto per postazione ‘utilizzabile’ secondo i criteri del social distancing potrebbe incrementarsi di un fattore 1.5, fino a raddoppiare, a seconda della presenza o meno di spazi sociali di dimensioni importanti. Sul fronte dei costi di gestione dell’edificio, alcune voci aumenteranno a prescindere, nonostante la minor occupancy dell’edificio (si pensi a tutti i costi di sanificazione quotidiana e periodica, aggiuntivi rispetto alle attività standard dei capitolati); altri, ad esempio quelli relativa alla manutenzione ordinaria e a guasto, diminuiranno, in funzione del minor utilizzo degli impianti e delle attrezzature.
Nel medio periodo, i conduttori potrebbero investire in nuovi progetti di fit out (arredi, partizioni, impianti) con l’obiettivo di poter garantire un numero di postazioni utilizzabili ‘in sicurezza’ pari a quelle pre-covid19. Nel Lungo periodo, le nuove modalità lavorative ‘remote’ avranno un pesante impatto sull’effettiva necessità di superfici ad uso ufficio come li conosciamo oggi.


A cura della redazione

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Officelayout è la rivista di Soiel International, in versione cartacea e on-line, dedicata ai temi della progettazione, allestimento e gestione degli spazi ufficio e degli edifici del terziario

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