L’ufficio direzionale: specie in evoluzione o in estinzione?

Il manager ha abbandonato la tradizionale posizione di capo che fonda la propria leadership sull’autorità. È sempre più ‘primus inter pares’; a lui sono richieste competenze settoriali che deve essere in grado di trasmettere ai propri collaboratori, affiancandoli, formandoli e stimolando il team working. Deve ispirare fiducia ed essere in grado di guidare anche persone che non si trovano fisicamente in sede, ma che operano a distanza in regime di smart working. Di conseguenza il suo ufficio, più che rappresentare uno status, deve essere uno spazio flessibile che gli permetta di passare dal lavoro che richiede privacy alla condivisione delle idee con il proprio team.
Così, se all’interno delle organizzazioni più ancorate alla “tradizione” continuano a essere presenti uffici direzionali rappresentativi e a uso esclusivo del manager, nelle realtà più dinamiche la tendenza è quella trasformare l’ufficio direzionale in uno spazio collettivo che, più che creare distanze, invita a entrare. In quest’ultimo caso le ampie metrature e gli arredi imponenti cedono il passo a spazi più contenuti e arredi adattabili nelle dimensioni e variabili nell’assetto.
Il concept degli arredi interpreta il nuovo modo di intendere questi spazi privilegiando la funzionalità, anche se materiali pregiati e dimensioni generose, uniti alla possibilità di abbinare elementi contenitori e cassettiere coordinate, rimangono a dare un senso di esclusività alla scrivania direzionale. Mentre le sedute direzionali, meno imponenti rispetto al passato, spesso appartengono a famiglie che includono differenti versioni per arredare in maniera coordinata l’ambiente, dalla postazione all’angolo meeting. Cambiano anche i criteri di scelta della tecnologia che rispecchiano la digitalizzazione del lavoro e le esigenze di interazione e condivisione tra il manager e il proprio team. A favorire l’integrazione degli apparati tecnologici negli elementi d’arredo, spessori sempre più ridotti e materiali di nuova generazione.
Il nostro excursus sulla trasformazione dell’ufficio direzionale prende avvio con un’intervista sul nuovo ruolo del manager a Stefano Petti di Asterys, società di consulenza e sviluppo organizzativo, per proseguire sui temi del progetto con l’architetto Silvia Impelluso di Jones Lang Lasalle. Ai designer Fiorenzo Dorigo e Daniele Lo Scalzo Moscheri abbiamo affidato il racconto del prodotto, mentre il confronto con alcuni produttori d’arredo ci restituisce un’istantanea dell’offerta del mercato.

Il nuovo manager, abilitatore del successo del team

I nuovi assetti lavorativi portano a una revisione sostanziale del ruolo del manager. La leadership diffusa sta soppiantando il manager tradizionale. L’importanza del lavoro di gruppo sta oscurando quella un tempo data all’apporto delle singole figure. In questo scenario in rapida evoluzione avrà ancora senso parlare di ufficio direzionale in senso stretto? Ne abbiamo discusso con Stefano Petti, managing director di Asterys.
“Negli ultimi anni c’è stata una forte accelerazione di alcuni trend che stanno definendo come si lavora, e come si lavorerà, all’interno delle aziende; che tipo di leadership sarà necessaria e che forma le organizzazioni dovranno avere per poter raggiungere il successo in un contesto estremamente veloce e dinamico – spiega Petti –. Dal bisogno di aver tutti i dipendenti, o quasi, riuniti in una o più sedi principali si passa all’esigenza di avere team di dimensione ridotta che si auto-organizzano e che possono essere dislocati in diversi luoghi, se non addirittura Paesi. La connessione tra persone in parte viene virtualizzata e supportata da nuove tecnologie che portano l’accesso alle informazioni e la collaborazione a livelli prima impensabili. Accanto a questo c’è l’aspettativa che sempre più le persone in azienda sappiamo pensare e agire con spirito imprenditoriale, che l’innovazione diventi parte integrante della cultura e del modo in cui si fanno le cose, che la gerarchia diventi sempre più sfumata e, più in generale, che le aziende spostino l’attenzione da un focus pressoché esclusivo sui profitti a quelli più ampi di prosperità e di benessere.
In questo contesto il ruolo del manager vive una crisi di identità rispetto al modello tradizionale. La gestione di un team potenzialmente disperso, l’esigenza di comprendere e utilizzare nuove tecnologie, la necessità di lasciare agli altri autonomia e autorità sono solo alcuni degli aspetti che dettano mindset e competenze di cui dovranno dotarsi i manager per trovare spazio nelle organizzazioni del futuro. E per poterci arrivare sarà necessario non solo sviluppare nuove competenze professionali ma, e forse in primis, quella che noi in Astery chiamiamo ‘personal mastery’, ovvero la capacità di conoscere a fondo il funzionamento dell’essere umano e di saper modificare schemi mentali non più compatibili con l’ambiente che si sta creando e che rischiano di essere limitanti.

La diffusione dello smart working e la formazione di team di lavoro fluidi e trasversali come cambiano il rapporto tra il manager e i suoi collaboratori?
La diffusione di nuovi ways of working ha contribuito a rendere ancora più evidente il bisogno di rivedere il rapporto tra manager e collaboratori. Il concetto stesso di manager a nostro avviso tenderà a perdere di significato, mentre acquisirà sempre più spazio il concetto di leadership diffusa. Da ‘controllore’ di altre persone il manager diventa quindi un ‘abilitatore’ del successo del team, da rappresentante di un’autorità gerarchica diventa uno dei tanti punti di contatto di un’autorità maggiormente distribuita, da persona fuori dal coro diventa essere umano tra altri esseri umani che sanno abbracciare le proprie vulnerabilità e valorizzare l’intelligenza collettiva al servizio di un bene più ampio di quello individuale che tocca il team, l’organizzazione e l’ecosistema allargato di cui essa fa parte. In questo mondo che sta prendendo forma è tutto più fluido, i confini sono meno netti e la fiducia reciproca e il feedback continuo sono alla base di ogni interazione e del modo in cui si lavora. Il manager, in essenza, sarà un primus inter pares. In AEquacy, il modello organizzativo che abbiamo creato e che stiamo implementando con diverse aziende sia in Italia che all’estero, non è prevista la gerarchia e tutto ruota attorno al concetto di team connessi e auto-organizzati dove ogni persona, pur ricoprendo ruoli di responsabilità diversa, è considerata un ‘pari’ tra colleghi.
Se non ci saranno più manager, almeno così come li conosciamo oggi, tantomeno penso possa aver senso parlare di ufficio del manager. Estremizzazioni a parte, l’evoluzione degli spazi di lavoro ha già da molto tempo superato il concetto di ufficio del direttore, chi è rimasto attaccato a questa logica è solo chi decide di ignorare che il mondo organizzativo di oggi ha ben poco in comune con quello di qualche anno fa. Le aziende iniziano a essere più consapevoli del fatto che per poter funzionare devono spostare il focus dall’individuo al team, dalle funzioni a team interfuzionali, dalla gerarchia al team auto-organizzato, dalla centralizzazione delle decisioni a processi decisionali decentralizzati a livello di singoli team (e loro membri), da azienda vista in modo meccanicistico e con leve di potere localizzate prevalentemente in ‘sala macchine’ ad azienda vista come essere vivente, in cui ogni parte, ovvero i team, hanno la capacità, responsabilità e autonomia nella creazione di valore per il sistema allargato. Il team diventa quindi l’unità più importante attorno a cui viene costruito tutto il resto. Di conseguenza gli spazi lavoro saranno decisamente più fluidi e informali di quanto non accada oggi e concepiti per agevolare al massimo il lavoro nei team e la loro performance. Ogni team a tendere potrebbe decidere di organizzarsi come meglio ritiene anche da un punto di vista logistico, creando un’ulteriore spinta alla dematerializzazione degli spazi lavoro così come li conosciamo oggi. Probabilmente ci sarà ancora un vantaggio e un beneficio nell’avere degli spazi fisici comuni, ma questi dovranno essere ripensati in modo da favorire ancora di più il lavoro in team. Al tempo stesso, ci sarà la libertà di organizzarsi in spazi diversi e multifunzionali a seconda di ciò che in ogni momento servirà al team per funzionare bene.
Non parlerei di quali arredi o dotazioni tecnologiche avrà bisogno un manager in futuro, quanto piuttosto di cosa servirà alle persone in azienda in generale per poter lavorare efficacemente. Le soluzioni relative allo spazio lavoro dovranno essere abbastanza diversificate per soddisfare una vasta gamma di esigenze e, al tempo stesso, essere rimodulabili e riconfigurabili in modo semplice per rimanere coerenti con l’evoluzione del modo in cui si lavora. Al centro ci sarà il teamwork e la comunicazione, pertanto gli spazi e le tecnologie dovranno essere progettati per poter favorire il più possibile questi aspetti. Spazi e tecnologie hanno anche un’altra importante responsabilità, che è quella di ingaggiare le persone e facilitarne il lavoro. Sebbene l’engagement delle persone in azienda non dipenda solo da questo, l’ambiente fisico di lavoro impatta in modo diretto sugli stati d’animo e sulla motivazione delle persone, sulla loro creatività e sulla loro produttività. Stessa cosa dicasi per gli strumenti tecnologici che vengono messi a disposizione delle persone per poter lavorare e collaborare efficacemente. Ancor oggi la maggior parte delle aziende utilizzano soluzioni tecnologiche costruite secondo logiche che poco hanno a che vedere con le reali esigenze di chi oggi ci lavora. Un trend interessante in tal senso riguarda la gamification degli uffici, evidentemente non intesa come presenza di videogiochi in ufficio, ma come processo per incorporare le meccaniche di gioco e i principi del game design nel modo in cui le persone lavorano in ufficio.

Uno spazio flessibile disponibile “on demand”

La radicale revisione dei processi aziendali ha avuto un impatto significativo sui modi di lavorare. In questo processo, la tecnologia ha giocato un ruolo fondamentale definendo una nuova maniera di cooperare tra le persone, all’interno e al di fuori dell’ufficio. Fattori che hanno portato a un diverso approccio al progetto degli uffici con riflessi anche sugli spazi un tempo riservati al manager e ora, sempre più spesso, aperti alla comunità.
“Lo spazio di lavoro, insieme a iniziative più legate al welfare e al lavoro da remoto, contribuisce a rinforzare il sentimento di engagement dei dipendenti – afferma Silvia Impelluso, director workplace strategy project & development services department di JLL–. In questo contesto è quindi fondamentale che il luogo di lavoro diventi uno spazio in cui le persone possano trovare un ambiente e gli strumenti che favoriscano la concentrazione, l’innovazione e la creatività, permettendo di svolgere le proprie attività in maniera ottimale. Da parte loro i manager sono parte integrante di questo processo di cambiamento. Vediamo già come molti dirigenti siano promotori e sponsor di questa vision, dedicando più tempo alla comunicazione con il proprio team e facendo in modo che l’ufficio rispecchi questo modo di operare”.
Non esistono regole predefinite applicabili a tappeto, ogni azienda è una realtà a sé con differenze sostanziali, a seconda del business e della cultura aziendale. L’idea di ufficio chiuso per il top management coesiste dunque con un approccio più radicale che ha portato all’abolizione degli spazi assegnati.
“Nelle nostre attività di workplace strategy chiediamo sempre al cliente di ragionare nel lungo termine, pensando a quello che sarà il proprio ufficio del futuro – continua Silvia Impelluso –. Nell’ambito di un progetto di consolidamento o relocation definiamo quindi la strategia, che influenza i processi aziendali e le procedure interne, identifichiamo i KPI del progetto, e misuriamo il raggiungimento degli obiettivi.
In linea generale gli uffici hanno visto una decisa riduzione della superficie dedicata agli spazi chiusi, principalmente destinati al top management, a favore di aree a servizio per la community. L’ufficio chiuso diventa quindi un ambiente polifunzionale in cui il manager può ricercare privacy quando necessario o utilizzarlo per ragioni di collaborazione interna. In questi nuovi spazi i prodotti a disposizione guardano al comfort individuale e garantiscono la ri-configurabilità dello spazio per un uso comunitario. Nella selezione di finiture, arredi e tecnologie per questi ambienti le parole chiave sono dunque: comfort, innovazione e privacy”.
Un’interpretazione ancora più avanzata è quella portata avanti negli spazi di co-working e nelle realtà che adottano modelli ibridi che prevedono un’offerta di spazi che è un mix tra uffici privati e openspace..
“Il Report Flex Space di JLL rivela come il modello ibrido comprende un 10-20% dello spazio dedicato al coworking e un 70% -80% dedicato agli uffici privati. Il fatto di avere a disposizione degli spazi dedicati alla community favorisce enormemente la creatività e l’innovazione. In quest’ottica l’ufficio del manager diventa uno spazio flessibile, a disposizione on-demand” conclude Silvia Impelluso.

Diversi modi di interpretare la scrivania del manager

Come il progetto non segue un’unica strada, così l’offerta di arredi si differenzia per linguaggio stilistico, materiali e dotazioni tecnologiche per rispondere ai differenti ambiti applicativi, dai più evoluti a quelli più tradizionali.
“Le caratteristiche che identificano l’arredo direzionale dipendono fortemente dal mercato che si va ad analizzare – afferma Andrea Turri, presidente di Turri –. In alcune società, soprattutto occidentali l’ambiente del manager ormai è evoluto, fluido e dinamico, anche se in alcuni casi le figure direzionali mantengono la loro istituzionalità, rispecchiandola in uffici esclusivi. In altri mercati, come Russia, Medio Oriente e India, l’ufficio direzionale continua a essere concepito come luogo di rappresentanza, un ambiente quasi autocelebrativo dove dare risalto al valore dell’individuo”.
Nelle aziende più dinamiche, dove dipendenti e manager, più che rivestire un ruolo sono chiamati a raggiungere obiettivi, gli arredi interpretano le nuove modalità lavorative puntando sulla funzionalità, come sottolinea Cristian Faggiani, sales e marketing director di Frezza: “L’organizzazione delle aree direzionali è studiata per essere sempre più agile, flessibile, diffusa e orizzontale, così come le modalità di svolgimento del processo lavorativo vengono ridefinite, enfatizzando approcci integrativi e multidisciplinari quali il lavoro collaborativo, il team working e la valorizzazione delle conoscenze. Un manager distante dalle proprie persone non favorisce condivisione di idee e benessere sul lavoro. Il cambio culturale e di relazione delle nuove generazioni di manager viene rappresentato attraverso ambienti efficienti, collaborativi e ricchi di servizi che aiuteranno le aziende a migliorare i risultati economici di produttività e ad attrarre e trattenere i migliori talenti”.
Tutto questo si riflette nelle ultime proposte di arredo sempre più personalizzabili, flessibili, facilmente riconfigurabili e riadattabili. I prodotti a disposizione per i nuovi spazi guardano al comfort individuale e garantiscono la ri-configurabilità per un uso comunitario.
Postazioni ergonomiche, confortevoli, flessibili e che possano essere considerate di rappresentanza: questi i criteri utilizzati per la selezione degli arredi direzionali.
“In Frezza – continua Faggiani – la scrivania executive è stata pensata e suddivisa virtualmente in focus work, in cui si è voluto creare uno spazio fisico dedicato alla collaborazione e un altro semi privato dedicato alla concentrazione e alle attività che richiedono un maggiore impegno, senza trascurare la possibilità di poter adattare le esigenze psico-fisiche di lavorare seduti o in piedi per il proprio benessere. A corollario possono essere inseriti tavoli meeting pensati per rispondere a esigenze di conference e collaborazioni multifunzionali. Infine l’integrazione di private room e soft seating, che si trasformano in aree tecnologicamente integrate in cui organizzare meeting, rappresentano un’opportunità. L’arredo non rappresenta solo un servizio, ma un sistema agile che contribuisce a creare un ambiente fluido e dinamico, attraversando il confine di spazio aperto o chiuso, e consentendo al lavoratore di muoversi liberamente, avendo sempre tutti gli strumenti disponibili su un laptop”.
L’arredo direzionale assume dunque dimensioni meno imponenti rispetto al passato, guarda al benessere, introducendo piani regolabili in altezza, e alla funzionalità, integrando tecnologie smart. Tutto ciò senza rinunciare all’eleganza che rimane un plus irrinunciabile per questa categoria di prodotti.
“L’idea del nuovo spazio direzionale esce dai confini convenzionali dell’ufficio: non è più solo uno spazio lavorativo ma diventa un’isola iconica, un palcoscenico dove descrivere nuove intuizioni e strategie di successo – puntualizza Fiorenzo Dorigo, fondatore di Dorigo Design. È un luogo dove si confermano forme decise plastiche, che favoriscono un’ergonomia pratica oltre a quella visiva. Tramite l’utilizzo di materiali vivi come il legno, la pietra e metalli, nei quali vengono sapientemente celati moderni accenti tecnologici, il sapore diventa artigianale, creando così una sensazione di armonia, unicità e pregio”.
Sposta il focus sul principio di domesticità, con attenzione al dettaglio, sia funzionale che estetico, l’architetto e designer Daniele Lo Scalzo Moscheri che afferma: “il mobile esprime il prestigio di un ufficio manageriale trattandolo come uno studio privato: consolle, vetrine, meeting table, ma soprattutto una pulizia estetica che unisca alcune funzioni prevalentemente private in un contesto lavorativo. La scrivania direzionale è un tavolo di rappresentanza, quindi preferibilmente necessita di forti spessori, e dimensioni generose. Tuttavia ritengo che siano ancora valide alcune necessità tradizionali, come il pannello privacy sottotop, e i tavoli connessi alla scrivania per fare veloci incontri. Il manager oggi ha una attività dinamica e non statica, il mobile deve seguire questa direzione, in una Executive room ci deve essere flessibilità per una riunione al volo, rappresentanza per un meeting strategico, e ci deve essere anche un richiamo a finiture raccolte non invadenti per mantenere un feeling domestico e confortevole”.
“In Turri la proposta per l’ambiente direzionale trae ispirazione dai progetti contract – afferma Andrea Turri –. Scrittoi leggeri e preziosi ideali per ambienti domestici, ma anche scrivanie presidenziali per celebrare l’ambiente ufficio come specchio della propria personalità. La scrivania Edge, disegnata da Daniel Libeskind, vuole invece essere un elemento di rottura, in linea con le nuove strategie aziendali, un desk da centro stanza vivibile a tutto tondo, con finiture di pregio. Un elemento d’arredo, complemento inatteso, un disegno esploso che genera un’alternanza di pieni e vuoti rivelando, a uno sguardo attento, preziosi dettagli e sofisticati equilibri proporzionali”.
La ricerca estetica passa dalla nobilitazione di finiture e materiali scelti per le loro qualità di durabilità e resistenza. Per i piani di lavoro, le nuove generazione di laminati offrono nuove sensazioni tattili, sia per i legni che per le varie texture, così come i gres in spessore riescono a replicare i materiali lapidei con una definizione incredibile.
Come l’evoluzione tecnologica ha cambiato i mobili destinati all’ufficio direzionale? Risponde Daniele Lo Scalzo Moscheri: “La tecnologia digitale, la miniaturizzazione dei componenti, l’uso massiccio del wireless, l’interattività, hanno reso più semplice l’integrazione nei tavoli dei vari device necessari alla attività executive. Grandi schermi, stampanti nascoste, passaggio dei cavi di alimentazione invisibile: tutto è in ordine e pulito. Il mobile è pronto ad accogliere anche la diffusione sonora, la tendenza vede sempre più la nascita di arredi esteticamente lineari che però integrano tool invisibili sempre più smart”.

La nuova seduta executive, tra eleganza e prossemica collaborativa

Da sempre ‘simbolo del potere’, la seduta executive cambia alla luce del nuovo ruolo del manager che non può più fondare la propria leadership sull’autorità, bensì sull’autorevolezza derivante dalla propria competenza, dalla capacità di formare e di supportare i propri collaboratori. In questo contesto, il paradigma della seduta direzionale viene messo in crisi; impossibile immaginare che il suo compito sia solo quello di creare distanza gerarchica.
Alla luce di queste premesse, ha ancora senso parlare di seduta direzionale? Risponde Marco Canazza, marketing manager di Elleci Office: “Sono convinto di sì, ma con una visione più ampia. La seduta direzionale deve comunque rimanere una seduta prestigiosa, destinata a chi si trova ogni giorno a prendere decisioni importanti. Questo non esclude una prossemica collaborativa, con ambienti che stimolino il confronto e l’accrescimento, e non la trasmissione passiva di ordini autoritari”.
Cambia dunque il concept della seduta e con esso il concetto di ‘famiglia’ di sedute. Se in passato infatti era necessario prevedere una seduta importante e due coordinate sedute attesa per gli interlocutori, ora il contesto richiede una diversificazione della ‘famiglia’ per soddisfare una pluralità di contesti, mantenendo comunque un design coordinato e riconoscibile. Per questo, progettare un programma direzionale significa immaginare un sistema di sedute, che vada oltre la classica poltrona con schienale alto. Nella famiglia si possono far rientrare anche sedie a piantana, a pozzetto, ecc. E se anche solo qualche anno fa poteva sembrare audace inserire in un ufficio direzionale seggiole coordinate con gambe in legno, oggi tale scelta viene spesso perseguita per dare un tocco di familiarità, una contaminazione con l’ambiente domestico che, nei ritmi e nei tempi in cui si vive oggi l’ufficio, risulta efficace.
A questi spunti si aggiungono altre riflessioni. “Spesso si sottovaluta il ruolo della seduta, nonostante a essa affidiamo il nostro corpo anche per lunghi periodi di tempo – precisa Canazza –. Per questo l’elemento materico dei rivestimenti e le imbottiture che sono a diretto contatto con la persona sono un elemento da non trascurare per un’esperienza piacevole e naturale al gesto di accomodarsi. Per il primo punto ci affidiamo a laboratori tecnici nazionali e riconosciuti per progettare e testare gli aspetti dimensionali e prestazionali. Per soddisfare l’estetica ci avvaliamo invece di designer del settore che sappiano condensare nella semplicità dell’oggetto la complessità di tutti questi ragionamenti.
Sicuramene il dirigente che utilizzerà queste sedute non sospetterà neppure la ricerca finalizzata al suo benessere che contiene la poltrona che utilizza, ma in modo inconsapevole potrà goderne in ogni istante del proprio lavoro”.