L’ufficio in valigia

ALU, azienda italiana che opera nella progettazione e nello sviluppo di sistemi espositivi modulari di arredo per negozi, ha sempre fatto della presenza in ufficio uno dei suoi punti di forza; lo smart working era un tema non ancora toccato. Durante il primo lockdown, gli uffici di ALU erano chiusi per decreto ministeriale in quanto le sue attività non rientravano tra quelle considerate essenziali, e tutto il personale si era ritrovato a lavorare da casa in una nuova modalità con volumi e carichi di lavoro sicuramente ridotti. Anche i clienti di ALU (principalmente retailers) erano stati costretti a tenere chiusi i loro punti vendita per lo stesso motivo ed avevano pertanto cancellato o sospeso molti progetti.
Nasce così l’idea di un contest che ha coinvolto tutta la popolazione aziendale, a ogni livello dell’organizzazione, sia in Italia che all’estero, in un esercizio di creatività con lo scopo principale di mantenere l’engagement e la motivazione del personale.
“Ai dipendenti è stato chiesto di pensare fuori dagli schemi convenzionali e di dare delle idee su come gli attuali prodotti in collezione potevano essere reinterpretati in altri ambiti o di condividere idee di nuovi prodotti da sviluppare, seguendo poche regole: nulla era off-limits, creatività e divertimento” racconta Barbara Mancone, responsabile HR a capo del progetto. “Le persone hanno lavorato prima individualmente e poi in sottogruppi formati cercando di diversificarne la composizione il più possibile sia in termini funzionali, di professionalità, seniority etc… e dove le competenze linguistiche lo permettevano, sono state messe insieme anche persone di nazionalità diversa. Ogni membro del team ha esposto le sue migliori idee al gruppo. Il gruppo le ha ridiscusse e spesso dalla discussione si sono generate nuove idee. All’ultimo incontro, ogni gruppo ha votato le 10 migliori idee da sottoporre ad un Executive Committee, presieduto dal CEO”
Le idee proposte sono state riordinate, riclassificate per arrivare ad una lista di circa 170 diverse buone idee, che sono poi state classificate secondo un punteggio (da 1 a 3) attribuito dai membri dell’executive committee che teneva conto dell’originalità, unicità e funzionalità. Nella selezione delle tre idee che sono state poi prodotte dall’azienda, è stato fatto uno studio di fattibilità tecnica e valutati gli investimenti.
“Per realizzare questo contest non sono stati utilizzati specifici programmi o piattaforme, ci siamo serviti della connessione a Teams attraverso cui i dipendenti si sono riuniti in sessioni di pensiero a distanza” prosegue Barbara Mancone. “Abbiamo lasciato ai dipendenti un periodo di 4 settimane per elaborare le idee, e dopo la scadenza ci siamo riuniti per valutarle”.
L’iniziativa è stata pertanto, un’esperienza di contaminazione: culturale (hanno lavorato insieme persone di nazionalità e culture diverse); professionale (scaturita dalla collaborazione tra colleghi di reparti diversi e con diverso background che raramente hanno occasione di interfacciarsi o lavorare insieme)  e funzionale (hanno lavorato insieme persone che hanno funzionalità diverse, persone con un ruolo strategico e persone che hanno ruolo operativo.
“Questa iniziativa ha portato anche numerosi benefici interni – afferma Barbara Mancone – le persone si sono sentite coinvolte e libere di esprimere la loro creatività. Abbiamo visto, in termini di teaming, benefici rilevanti: il progetto ha favorito l’instaurarsi di solidi legami, che si sono sviluppati attraverso una modalità differente, e ha contribuito a allentare le preoccupazioni legate al periodo che stavamo attraversando.
Dal successo di questa iniziativa dipenderà la volontà dell’azienda di continuare ad investire in innovazione, che passa attraverso un processo di coinvolgimento dell’organizzazione a tutti i livelli.
Se questo sarà il caso, l’iniziativa avrà un format più snello, semplificato e più adatto alla ripresa delle normali attività e carichi di lavoro.
Puntiamo a trasformare questa iniziativa di employee engagement, con l’obiettivo a breve termine di motivare il lavoratore, in employee experience, ovvero in una strategia di più lungo termine che ridisegna alcuni processi aziendali che prevedono il coinvolgimento del dipendente e le sue idee al centro di un nuovo processo di innovazione. Questo sarà sicuramente un elemento che contribuirà ad alzare il tasso di attraction agli occhi di potenziali candidati e talenti, ma anche di engagement e retention per tutti i dipendenti.
Ultimo ma non per ordine di importanza, lo smart working. È qualcosa che forzatamente ALU si è trovata ad implementare sulla base delle condizioni dettate dallo stato di emergenza. La produttività non ne ha risentito e, una volta superata questa fase, ALU si doterà di apposita policy per regolamentarlo”.

Il progetto vincitore

La selezione dei 170 progetti individuati ha portato a scegliere una postazione di lavoro mobile, dotata di un supporto monitor reclinabile, estensioni, vano portaoggetti e cable management integrato, che si richiude in una valigia che occupa volumi di spazio minimi.

Ispirato al flight case, Covert nasce come soluzione per lo smart working, per le aziende che vogliono acquistare la flotta ed assegnarlo come asset ai propri dipendenti affinché possano lavorare ovunque con lo stesso comfort del lavoro dall’ufficio. Solido e durevole, ha un design neutro e non intrusivo per adattarsi facilmente ad ogni stile di arredo e ricreare un ambiente professionale all’interno di uno spazio domestico, senza invadere il “santuario” della casa.

Una soluzione per il lavoro dall’ufficio del futuro che si trasforma e si riconfigura come il palcoscenico di un teatro, dove non esisteranno più postazioni fisse. Uno spazio che si trasforma: da sala conferenze, in spazio evento, in ufficio open space, etc… quindi necessiterà di arredi modulari e flessibili. Covert è conforme alla normativa UNI EN 527-1 (mobili per ufficio, tavoli da lavoro e scrivanie).