Gli effetti del Coronavirus su aziende e spazi di lavoro

testo di Alberto Cominelli, Stefania Campagna

La storia ci ha insegnato che le crisi e i momenti difficili sono stati il motore di grandi cambiamenti. Sarà così anche questa volta? Ricostruiremo un mondo cambiato o ritornerà tutto come prima? Diversi analisti prevedono una ripresa del mercato con una curva ad U, altri la vedono a V, altri ancora preannunciano una lunga recessione. Di una cosa siamo certi: che nessuno oggi ha la sfera di cristallo e ha a disposizione dati sufficienti su cui fare previsioni oggettive. Quello che mette tutti d’accordo è il fatto che il nostro futuro dipenderà in pieno dalla capacità dei governi e delle banche centrali di sostenere famiglie e imprese con provvedimenti ingenti e coraggiosi.
Mai come oggi la nostra intraprendenza e le nostre capacità di creare, produrre, fare impresa sono incatenate. Tuttavia, siamo fermamente convinti che nei momenti difficili nascono le migliori opportunità.  La storia ha dimostrato che durante le crisi le aziende hanno la possibilità di fare tesoro degli errori del passato e che gli individui diventano capaci di utilizzare la propria creatività al servizio di una rinascita. I momenti difficili sono incredibili opportunità per trasformare il caos in successo per quanti sanno adattarsi velocemente alle nuove condizioni.

Smart working, tecnologia ed efficienza

CBRE ha rilevato tre fenomeni: primo, moltissime aziende sono passate al 100% all’home working; secondo, le persone sono state costrette ad utilizzare tutti gli strumenti tecnologici a disposizione per comunicare; terzo, le persone dicono che, in questo modo, si lavora di più.

Lo smart working (o home working) è diventato una realtà per tutti. Anche le società meno innovative e più restie hanno dovuto adattarsi a questa modalità di lavoro in tempi ridottissimi. Pensiamo alle aziende che non utilizzavano laptop o servizi di VPN per collegarsi ai propri server. Quanti ancora lavoravano con le logiche di 10 anni fa hanno dovuto cambiare marcia e organizzarsi in pochissimo tempo comprendendo che lavorare da casa, non solo è possibile, ma, a volte, può anche aumentare la produttività. Senza entrare in questioni che riguardano la sostenibilità e l’ambiente, quali la riduzione degli spostamenti, dell’inquinamento, la diminuzione dello stress da pendolarismo, ecc., hanno tutti compreso che il lavoro da casa è una realtà da cui non si può e non si potrà più prescindere.
Altro dato oggettivo che abbiamo riscontrato è che la tecnologia funziona. Grazie alla fibra ottica e alla rete 4G possiamo svolgere qualsiasi attività in remoto, scambiando dati a grande velocità, e soprattutto possiamo partecipare a videoconferenze multiutente. Skype, Teams, Zoom, Webex, Bluejeans sono diventati strumenti di uso quotidiano che consentono di relazionarsi con altre persone in maniera molto efficace.
Ma è vero che le persone lavorano di più?
Questo è un aspetto molto interessante da analizzare. Gran parte delle persone sostiene che sono incrementati carico e intensità di lavoro – “Non ho mai lavorato così tanto” è una frase ricorrente. Riteniamo che sia una percezione dovuta a un modo diverso di approcciare la giornata lavorativa. In realtà si sta assistendo a un eccesso di comunicazione dovuto al fatto che, per scambiare informazioni, è necessario parlarsi tramite un dispositivo elettronico. Stiamo vivendo, a 360 gradi, un fenomeno di sovra-comunicazione. Dal momento che non ci si può incontrare, nemmeno per il consueto caffè, si è obbligati ad usare altri strumenti. Ne consegue che il tempo dedicato al lavoro di concentrazione si riduce tantissimo a causa di conference call e videochiamate che affollano le nostre agende.
Questi tre fenomeni, che possiamo riassumere in home working, tecnologia e efficienza, sono la base per capire cosa succederà nel prossimo futuro alle aziende e, di conseguenza, agli spazi di lavoro.

Il futuro dello spazio ufficio

Si è letto recentemente che le aziende non avranno più necessità di uffici e che ridurranno gli spazi di lavoro. Crediamo che sia una previsione sbagliata e fuorviante, in quanto non sostenuta da nessun dato oggettivo. Secondo il nostro punto di vista, la domanda di spazio non diminuirà, ma si assisterà a un mutamento dell’uso dello spazio stesso. Il fenomeno home working ha fatto capire alle aziende che le persone sono produttive anche lavorando da casa e questo comporterà una riduzione più sostenuta del mobility ratio (rapporto postazioni/addetti), oggi compreso fra 0,75 e 0,9 per le aziende che hanno adottato strategie di New Way of Working, che sul panorama nazionale non superano il 20%, mentre è uguale a 1 per le aziende che lavorano con posti assegnati a ciascun dipendente. Le compagnie evolute potranno scendere del 10%, dallo 0,8 allo 0,65, mentre quelle tradizionali potrebbero arrivare a un massimo di 0,8. Da un punto di vista teorico la riduzione del mobility ratio impatta direttamente sulla domanda di spazio, tuttavia da un punto di vista pratico questo non avviene, in quanto la riduzione dello spazio dedicato a postazioni di lavoro (uffici e open space) viene compensato dall’incremento di spazi collaborativi e di socializzazione, soprattutto quelli dedicati ad eventi interni. Si è quindi riscontrato che la densità calcolata in mq per persona (non mq per postazione) non è variata in questi anni, ed è stata sempre compresa fra 12 e 15 mq di superficie netta (NIA).
Quello che prevediamo, come conseguenza diretta del Covid-19, è che la densità delle aree open space diminuirà per ragioni sanitarie e quindi, in uno stesso spazio, potrà essere installato un numero minore di postazioni di lavoro. Non solo, le sale riunioni dovranno essere più spaziose per contenere un numero di persone adeguato alle misure (distanza fra le persone) che saranno intraprese dalle aziende. Il rapporto mq per persona potrà quindi crescere in un range compreso fra il 5 e il 10%, con conseguente incremento della domanda di spazio.

La tecnologia resterà un aspetto su cui le aziende continueranno a investire per garantire i collegamenti a distanza. È lecito pensare che si assisterà anche ad un fenomeno di accelerazione della diffusione di sistemi di ologrammi 3D e realtà virtuale per rendere più realistica la presenza di persone in collegamento remoto. Quindi i produttori di sistemi di videoconferenza immetteranno sul mercato nuovi prodotti che impatteranno sull’articolazione e sul disegno degli spazi dedicati a riunioni formali e informali.
Per quanto riguarda l’efficienza, occorrerà “fuggire” dalle distrazioni digitali causate da smartphone, e-mail, chat aziendali e rifugiarsi in veri e propri spazi dedicati alla concentrazione. Ci riferiamo a stanze più isolate, non solo acusticamente, ma anche digitalmente, che consentiranno alle persone di immergersi in un vero lavoro profondo per entrare nel cosiddetto flow, in uno stato di concentrazione così intenso da non lasciare attenzione da dedicare ad altro. Solo così sarà possibile svolgere un compito in modo efficace, in tempi decisamente minori rispetto a quelli impiegati se quel compito venisse svolto in un normale open space.

C’è un ultimo aspetto rilevante che impatterà la scelta degli spazi da parte dei conduttori. Ed è quello del benessere e della sicurezza dei propri dipendenti. Negli ultimi due anni abbiamo visto un interesse crescente da parte delle multinazionali, spinte dai propri dipartimenti di HR, a creare spazi volti al benessere delle persone e a selezionare edifici che possano garantire i protocolli previsti dalla certificazione Well. La qualità dell’aria, la ventilazione, la pulizia, la sanificazione degli impianti e il relativo controllo costante di questi parametri, che implicano responsabilità penali da parte dei datori di lavoro, saranno prioritari nella scelta degli spazi per le aziende più evolute. Gli edifici realizzati sulla base di protocolli di igiene più restrittivi rispetto alla normativa e di sistemi di controllo ad elevata tecnologia, avranno sicuramente un vantaggio competitivo.

In conclusione, riteniamo che il post Coronavirus sarà l’occasione per accelerare il cambiamento degli spazi di lavoro già adottato dalle aziende più innovative negli ultimi 5 anni. Anche se è possibile lavorare in remoto in maniera efficiente, non dobbiamo dimenticarci che oggi stiamo vivendo una costrizione e che lo smart working non avrà alcuna conseguenza sulla superfice degli uffici occupati. Le occupier survey condotte da CBRE e rivolte al mondo delle grandi multinazionali hanno confermato che l’ufficio è un luogo di aggregazione e socializzazione, in grado di racchiudere i valori dell’azienda con al centro le persone e soprattutto i giovani talenti. Sarà ancora per molti anni il centro fisico e spaziale di un’azienda, il luogo volto a manifestare l’esistenza dell’organizzazione e del marchio.