Formule smart per la gestione delle stampanti

La spinta alla digitalizzazione delle imprese non cancella le loro necessità di stampa. In alcune attività di business le produzioni cartacee continuano a rivestire, infatti, una certa importanza, spronando le aziende a cercare soluzioni sempre più affidabili, in grado di aumentare la produttività degli utenti e contemporaneamente abbattere i costi associati alle infrastrutture di printing: una voce di spesa capace di assorbire fino al 3% del fatturato. I servizi di stampa gestita sono nati proprio per soddisfare tutte queste esigenze, garantendo non solo un maggiore controllo su periferiche e materiali di consumo, ma anche un migliore governo del ciclo di vita dei documenti, eliminando i classici confini tra carta e digitale.

Benefici ampiamente riconosciuti dal mercato, ormai sempre più orientato a destinare budget crescenti alla voce Managed Print Services.

A spingere in questa direzione è soprattutto la promessa di una consistente riduzione dei costi associati ai processi documentali e di stampa, soprattutto attraverso l’eliminazione delle inefficienze: un’operazione capace di generare risparmi al di sopra del 25%, con punte fino al 40%. Si tratta di inefficienze di varia natura, come l’utilizzo di parchi macchine squilibrati rispetto agli effettivi bisogni degli utenti, l’uso incontrollato del colore, il completo inutilizzo del semplice fronte-retro, il dilagare di flotte multivendor, la difficile gestione delle scorte di consumabili, la scarsa integrazione dei flussi documentali e molto altro ancora. Una moltitudine di punti deboli che i servizi di stampa gestita sono in grado di eliminare, offrendo un servizio ‘all inclusive’ dai costi certi e prevedibili.
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L’impatto delle inefficienze di processo non è visibile solo sui conti economici aziendali, ma anche sulla produttività dei singoli utenti, spesso obbligati a sospendere il proprio lavoro per interruzioni di servizio di macchine che non sono state correttamente manutenute od opportunamente calibrate sulle loro necessità. Anche i dipartimenti IT sono impattati da queste inefficienze: alcuni analisti hanno addirittura calcolato che in molte organizzazioni il 50% delle chiamate all’help desk riguarda criticità legate alle stampanti. Problemi spesso meccanici, che richiedono un immediato intervento on site da parte di personale tecnico che potrebbe, invece, concentrarsi su attività più strategiche per lo sviluppo del business aziendale. I servizi di stampa gestita riescono a sollevare i dipartimenti IT da questo carico di lavoro, prevenendo buona parte dei fermi macchina attraverso un monitoraggio costante dei dispositivi e provvedendo al loro periodico aggiornamento con le tecnologie più avanzate.

Non solo. I Managed Print Services sono anche in grado di garantire ai documenti un maggiore livello di protezione. I dispositivi di stampa costituiscono, infatti, pericolose porte di accesso alle reti aziendali, spesso sfruttate dai cybercriminali per sferrare attacchi malevoli e rubare informazioni. La capacità di integrare questi sistemi all’interno di una strategia di security multidimensionale consente ai servizi di stampa gestita di prevenire queste violazioni, riducendo i rischi associati all’infrastruttura, alle tecnologie e ai comportamenti degli utenti grazie anche a interventi più tempestivi.
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In aggiunta, i Managed Print Services aiutano le aziende a limitare il proprio impatto ambientale. La profilazione d’utilizzo dei dispositivi in base alle effettive esigenze degli utenti riduce, infatti, gli sprechi in modo significativo, mentre il monitoraggio costante dell’infrastruttura di stampa permette di ottimizzare le prestazioni dei sistemi, garantendone un corretto ciclo di vita. Le organizzazioni possono, così, diminuire i consumi e raggiungere più velocemente i propri obiettivi di sostenibilità e responsabilità sociale.
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Il servizio di stampa gestita di Brother

Brother, esperto in soluzioni di stampa, digitalizzazione ed etichettatura per aziende, uffici e casa, propone Pagine+ per una gestione intelligente del parco stampanti presente in azienda.

“I benefici di un sistema di stampa gestita come Pagine+ di Brother sono molteplici, a partire dalla semplicità. Negli anni abbiamo creato un portale molto facile da gestire sia per il cliente sia per noi. Il che ci permette di lavorare in maniera fluida” spiega Daniela Durante, Project Manager presso Brother Italia. “Un punto di distinzione rispetto a tanti prodotti e programmi presenti sul mercato, risiede poi nel fatto che Brother offre una formula a consumo. Che cosa si intende? Normalmente i prodotti MPS sono venduti come pacchetti che hanno una durata limitata nel tempo. Questo vuol dire che nel momento in cui il cliente supera il numero di pagine predeterminato per il mese o il trimestre, pagherà le eccedenze. Brother, accanto a questa formula, che è quella più classica, ha introdotto negli ultimi anni una formula differente che tiene conto del fatto che alcune aziende non hanno esigenze di stampa analoghe tutti i mesi dell’anno. Sulla base di queste considerazioni abbiamo creato una “formula a consumo” in cui mese per mese il cliente riceve una fattura legata ai suoi consumi effettivi.
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Con Pagine+ – spiega ancora Durante – il cliente può decidere sia di acquistare l’hardware sia noleggiarlo. Altrettanto libera è la scelta della formula del noleggio: si può optare per la modalità a consumo oppure per quella a volume minimo, quindi pacchetti di pagine. E anche in quest’ultimo caso possiamo decidere come si compone il pacchetto di pagine. Il passo successivo è parlare con il cliente per capire quali sono le sue modalità di lavoro e le sue esigenze e, in base a questo, decideremo come impostare le soglie di notifica dei consumabili. Possiamo scegliere di fissare una soglia al 10%, poco prima che il toner finisca o al 30%, perché magari il cliente si trova a gestire picchi di lavoro e, di conseguenza, ha necessità di avere sempre il toner a disposizione 7 giorni su 7, 24h su 24h. Possiamo inoltre stabilire come installare la macchina e, soprattutto, come impostare il servizio di assistenza: quella classica di cinque giorni su sette, o sette giorni su sette per chi ha necessità di interventi rapidi”.