La rivoluzione degli ambienti di lavoro è ai-driven

Condivisione, collaborazione, user-experience e flessibilità: sono alcuni dei fattori oggi fondamentali nella progettazione e gestione degli ambienti di lavoro. Gli spazi devono essere sempre più fruibili, stimolanti e coinvolgenti, perché questo incoraggia la creatività, il confronto, la condivisione di idee e di esperienze e, di conseguenza, aumenta la produttività.
Tutto questo senza dimenticare che, quando si parla di ambienti di lavoro, entrano in gioco sia il mondo fisico che quello virtuale, in un’ottica di hybrid working. Il workplace, infatti, è diventato un punto di riferimento aperto, flessibile e le aziende devono quindi garantire alle persone la possibilità di poter lavorare e collaborare sia in ufficio che da remoto, senza confini predefiniti. L’importante è mantenere un approccio incentrato sulle persone, con spazi digitali e fisici pensati in funzione delle loro esigenze e dotati di tecnologie semplici da utilizzare, così da offrire la migliore esperienza possibile.
In questo contesto si stanno delineando nuovi trend che agevolano, da un lato, il lavoro delle persone e, dall’altro, aiutano le aziende a migliorare l’utilizzo e la gestione degli spazi, due aspetti spesso sottovalutati. Tra le principali innovazioni vi è senza dubbio l’intelligenza artificiale.

Tecnologie e workplace management per amplificare l’esperienza delle persone

Quante volte e in quali giorni i dipendenti si recano in ufficio? Il numero e la collocazione delle postazioni rispondono alle reali esigenze? Vi sono spazi aziendali sottoutilizzati o che comunque potrebbero essere gestiti in modo più efficace? Qual è l’affluenza dei visitatori in ufficio e quali sono le finalità delle loro visite? Nella maggior parte dei casi le imprese non sono in grado di rispondere a queste domande, perdendo molte opportunità anche in un’ottica di riduzione dei costi.
Con la disponibilità già attuale di insight a valore, e ancor di più con l’intelligenza artificiale, si apporterà un contributo chiave negli ambiti appena citati, rivoluzionando la progettazione e la gestione degli ambienti di lavoro.
“La piattaforma RICOH Spaces – spiega Federica Russo, Business Development Manager, Communication Services, Ricoh Italia – mette a disposizione funzionalità per l’analisi dei dati relativi ad esempio all’utilizzo delle postazioni e degli spazi da parte dei dipendenti, con l’obiettivo di riprogettare le aree non adeguatamente sfruttate, di adeguarle a nuove esigenze organizzative oppure di introdurre nuove strutture e nuovi servizi. RICOH Spaces consente di migliorare costantemente la gestione del workplace, anche grazie all’integrazione di sensoristica IoT per il monitoraggio in tempo reale degli ambienti dal punto di vista di qualità dell’aria, dell’umidità, della temperatura, e dell’efficienza energetica”.

E dal punto di vista dei dipendenti? Come viene in aiuto RICOH Spaces?

Un lavoratore utilizza in media 9,4 applicazioni diverse per il proprio lavoro quotidiano. Passare da un’applicazione all’altra per prenotare sale riunioni, organizzare l’arrivo di un visitatore oppure orientarsi nell’edificio rallenta la produttività. RICOH Spaces mette a disposizione un’unica app per la prenotazione delle risorse aziendali, con la possibilità di verificare la disponibilità di strumenti tecnologici e servizi di cui si ha bisogno per lavorare e collaborare. Sempre mediante l’applicazione, è possibile prenotare parcheggi, servizi di catering e gestire in modo rapido l’accesso dei visitatori. Tramite un’unica interfaccia, si contribuisce a creare un ambiente di lavoro dinamico e facilmente fruibile, anche grazie all’integrazione di mappe 3D che guidano l’utente in un’ottica di way finding evoluto.
“L’integrazione ormai prossima dell’intelligenza artificiale – prosegue Federica Russo – consentirà inoltre alle aziende di reinventare e di trasformare non solo la gestione del workplace, ma anche l’employee experience. Si pensi ad esempio alla possibilità di chiedere in maniera diretta all’IA, tramite l’utilizzo del linguaggio naturale dell’utente, di cercare e prenotare una sala in un determinato giorno, per un determinato numero di persone, all’interno della quale sia presente un sistema di videoconferenza per la realizzazione di un meeting ibrido. Non si tratta solo di aumentare la produttività individuale, ma di creare nuovi modelli di lavoro che permetteranno di risparmiare del tempo considerevole su task meno a valore, per concentrarsi invece su attività strategiche, di problem solving, sul pensiero creativo e su una maggiore collaborazione tra le persone.
Dal punto di vista dei Facility Manager, l’IA permetterà inoltre di ottenere in automatico suggerimenti e analisi che, grazie alla presenza di dati completi e attendibili sulle risorse aziendali, supporteranno l’ottimizzazione degli spazi stessi massimizzando molteplici aspetti. Anche architetti e interior designer potranno essere facilitati nell’esplorare infinità possibilità in ambito progettuale e nella creazione di spazi e stili estetici più funzionali”.

Orchestrare un coro di voci

Quali attori entrano in gioco in questo workplace di nuova concezione? “Nelle aziende sono chiamati ad affrontare le nuove sfide i Facility Manager, gli HR Manager e gli IT Manager”, commenta Erica Giordano, AV Solution Architect, Communication Services, Ricoh Italia. “Non una sola voce, quindi, ma molteplici punti di vista”.
Ricoh Italia ha una visione chiara su come affiancare le aziende nella trasformazione: “Per noi il dialogo con tutti i referenti aziendali è importante al fine di intercettare e interpretare le specifiche necessità, sempre tenendo conto dell’identità e della cultura dell’organizzazione” – prosegue Erica Giordano. “Oltre che con i referenti delle imprese, lavoriamo in sinergia con architetti e progettisti: solo in questo modo, infatti, è possibile creare un ambiente di lavoro in cui design, ergonomia e innovazione tecnologica si incontrano e vanno di pari passo. È importante che il lavoro congiunto tra i vari attori si realizzi fin da subito. Molto spesso invece veniamo coinvolti in ritardo rispetto alle prime fasi progettuali e questo causa uno scollamento tra il mondo delle tecnologie e il workplace, con il rischio che i benefici rimangano solo sulla carta e che le novità generino addirittura frustrazione negli utenti”.
Il workplace delineato è in grado di attrarre, motivare e trattenere i migliori talenti offrendo un ecosistema, fisico e digitale, che diventa davvero inclusivo e luogo di relazioni, uno spazio di lavoro di nuova concezione completamente rivolto a quello che, in definitiva, deve essere il principale focus di ogni azienda: l’employee experience.