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L’ufficio liquido e i nuovi spazi di lavoro

Quanto influirà la contrazione delle presenze in ufficio sulla riorganizzazione degli spazi? Come dovranno essere strutturati gli uffici per supportare la nuova organizzazione del lavoro? Come riconvertire gli spazi che si libereranno? La web conference organizzata da Officelayout ha guardato alle potenziali trasformazioni dell’ufficio che oggi assume molteplici volti e significati

In futuro molte cose cambieranno a causa della discontinuità che l’emergenza sanitaria ha creato. Uno stop che oggi ci obbliga a interrogarci in quali direzioni orientare la ripartenza a partire da alcuni capisaldi.

Il primo punto fermo è l’accelerazione dell’adozione del lavoro da remoto, che molte ricerche confermano essere un trend destinato a proseguire anche nella nuova normalità, sebbene con equilibri ben diversi da quelli vissuti finora. Diventa quindi strategico definire come tutto questo inciderà sugli spazi fisici del lavoro.

Si parla sempre più di ufficio ibrido, come punto di equilibrio tra lavoro in presenza e lavoro da remoto. Di un ufficio con nuove funzioni, meno luogo di produzione e più luogo di interazione dove le tecnologie e spazi danno risposte ai nuovi bisogni della persona.

Il secondo punto fermo è dato dal fatto che cambieranno gli ecosistemi che ruotano intorno al mondo del lavoro con impatti che, a partire dalla vita della persona, si ripercuoteranno alla scala della città. Difficile pensare che le città siano destinate a un progressivo declino perché emerge rafforzata l’esigenza di socialità come contrappeso al senso di isolamento vissuto durante i diversi lockdown.

È dunque verosimile pensare che in futuro si affermerà un mix tra smart working e lavoro in ufficio, sia esso presso la sede centrale o in uffici satellite. Esigenza che la nuova “formula di ufficio” dovrà interpretare. Nomisma, Coima Image, Gruppo Generali, IWG, Shure, Poly e Durante hanno dato diverse chiave di lettura dei fenomeni in atto.
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Smart working e città tra fake e realtà

Marco Marcatili, responsabile sviluppo, Nomisma

Spesso diventa un alibi per spiegare il cambiamento in atto, in realtà la pandemia ha rivelato qualcosa che stava già cambiando. Nel post lockdown 1/4 della comunità lavorativa ha svolto, in parte o totalmente, lavoro da remoto. A fronte di questa esperienza un’importante di quota lavoratori afferma di non volere svolgere in futuro la propria attività unicamente in smart working. Se infatti tra i principali vantaggi vengono segnalati la riduzione dei tempi di spostamento, un risparmio economico e una certa flessibilità dell’orario di lavoro; emergono per contro svantaggi relativamente all’orario di lavoro mediamente più lungo, a problemi di comunicazione con i colleghi e a difficoltà di concentrazione per la presenza di altre persone in casa. Ma soprattutto viene evidenziato che il lavoro da remoto ha creato solitudine e isolamento, caratteristica non ricercata né dai lavoratori smart né dalle imprese. Siamo ancora all’inizio di un’idea di smart working che potrà essere svolto non da un ufficio centralizzato, ma da luoghi decentrati, spingendo la nascita di asset class di investimento vicino agli spazi di coworking.

Nel periodo pre-pandemia era già in atto un cambiamento dei modelli attraverso cui gli uffici si stavano sviluppando sul mercato, tendenzialmente ispirati a modelli ibridi di business center, coworking e spazi di socialità e interazione. Tendenza che ha avuto ricadute, in termini di riduzione dei valori sugli immobili che non riuscivano a rispondere a queste esigenze.

Nel post-pandemia sicuramente lo smart working proseguirà, ma difficilmente ci sarà un esodo di massa dalle città, perché la domanda dello smart worker non è una domanda di isolamento, ma di grande socialità. Sappiamo che la città non densa non è capace di produrre socialità. E non basta la tecnologia per recuperare questo aspetto. Quindi in futuro sarà importante capire come reintegrare l’ufficio in un’idea di socialità che soddisfa gli smart worker.

Sul fronte del mercato direzionale vediamo la nascita di un asset class di ufficio liquido che inizia a esprimere delle caratteristiche definite, ma che ancora non trova una forma compiuta in un’offerta.

Cosa rimarrà dell’esperienza vissuta durante la pandemia? Due i punti fermi. Da un lato la dimestichezza di interazione attraverso il mondo digitale acquisita usufruendo di tutta una serie di servizi in modo rapido e semplice. Parallelamente la fortissima esigenza di socialità farà ripartire un’idea di città pubblica, di città densamente abitata, l’unica capace di produrre quel capitale sociale e di connessione che è parte delle richieste della domanda.
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Il lavoro e l’ufficio: riflessioni sul mondo che verrà

Gianmarco Bocchiola, partner & project Manager, Coima Image

Di fronte agli interrogativi aperti dalla crisi pandemica legati al futuro degli uffici, COIMA Image insieme a COIMA ha coinvolto 38 grandi corporate, con base a Milano, in una survey dedicata, per comprendere i loro orientamenti qualitativi e quantitativi riguardo agli spazi ad uso ufficio e alle modalità di lavoro. Un tema trasversale e di grande interesse che coinvolge diverse figure professionali all’interno delle aziende. L’indagine conferma le nostre precedenti analisi: il lavoro da remoto rimarrà ed è in atto la rimodulazione degli spazi attraverso layout più dinamici, con numerosi ambienti dedicati alla socializzazione e collaborazione. Parallelamente saranno implementanti spazi chiusi, non privati, di piccole dimensioni, per permettere le connessioni da remoto. Nella maggior parte dei casi non è prevista la creazione di uffici satellite corporate e la sede aziendale sarà arricchita da servizi a favore delle persone e a momenti di educazione, formazione e di collaborazione, oltre ad essere il mezzo ideale per veicolare il brand e i valori aziendali ai dipendenti e agli stakeholder.

La tecnologia è a servizio sia degli utenti sia delle stesse corporate che grazie alla raccolta e alla lettura critica dei dati potranno efficientare i processi gestionali e avere un approccio predittivo all’uso degli spazi.

Mai come oggi gli operatori, i conduttori e i professionisti del Real Estate sono legati da un’unità di intenti, consapevoli che la sostenibilità sia un tema di primaria importanza: sia nella scelta di immobili riconosciuti e certificati secondo protocolli internazionali (LEED e BREEAM), sia nella progettazione degli spazi in uso, secondo protocolli e certificati internazionali (LEED C.I. e WELL).

L’ufficio prende forma intorno al benessere delle persone e ai loro bisogni, rimanendo così un importante punto di riferimento che agevoli le esperienze e le relazioni umane. Ogni azienda dovrebbe trovare la sua soluzione su misura per definire il nuovo modello organizzativo e il corretto assetto degli spazi.

COIMA Image ha implementato una specifica metodologia: EDE Employee Design Experience, un percorso sinergico che si fonda sull’intrecciarsi di tre consulenze strategiche: Organisational Assesment, Workplace Strategy & Integrated Design, Change Management. EDE è un processo continuo che non si esaurisce: è importante tenere coinvolta nel tempo l’organizzazione e capire come i processi e le modalità di lavoro siano svolti con l’intento di valutare il benessere e l’efficienza dei lavoratori, nell’alternanza tra lavoro in presenza e da remoto.
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Hybrid Workspace

Emanuele Arpini, Global Marketing Performance Director, IWG 

Le previsioni IWG precedenti alla pandemia stimavano che nel 2020 il 62% delle aziende avrebbero operato con una flexible work policy, con il 45 % dei dipendenti operativi da remoto, ma non solo da casa.

Per il futuro si prevede che nel 2025 il 75% dei lavoratori sarà rappresentato dai millennial, una generazione che ha un approccio al lavoro e agli spazi lavorativi completamente nuovo, e che nell’arco temporale 2025/2030 il 30% del mercato degli uffici sarà rappresentato da spazi flessibili (business center, coworking…).

A sottolineare il trend già in atto la forte crescita dei business center IWG nel mondo, passati dai 600 del 2010 ai 26.300 del 2020. In Italia dal 2014 a oggi siamo passati da 9 a 84 centri, di cui 49 su Milano.

Quanto è successo spingerà ulteriormente le aziende a gestire gli spazi di lavoro in modalità flessibile per gli evidenti vantaggi che si possono ottenere, tra questi meno pendolarismo, che significa minori emissioni nocive, e un migliore work life balance.

Il modello di Hybrid working prevede l’azienda non abbia più una sede centrale, ma un network di uffici distribuiti secondo un modello multiple location, on demand e flessibile dal punto di vista dei costi, che permette di gestire gli spazi in base ai trend di business.

Dal punto di vista dell’azienda il flexible work ha un importante impatto anche in termini di costi: il 45% degli occupati utilizza luoghi di lavoro condivisi per ridurre i costi, perché gli spazi vengono fruiti in una logica on demand con importanti ottimizzazioni.

Basti pensare che nell’arco dell’anno circa il 40% degli spazi di un ufficio risultano inutilizzati.

Anche il lavoro da casa presenta una serie di svantaggi, c’è un tema di sicurezza dei dati e un tema di fiducia dovuto al fatto che, non lavorando a contatto con il proprio manager, non sempre le persone vedono riconosciuto il proprio impegno e la performance raggiunta. Non solo, lavorare da casa spesso significa avere problemi di connettività e, se sono presenti altre persone, possibili interferenze con l’attività lavorativa. Ma il limite principale del solo home working è la socialità, una necessità fondamentale che declinata in un contesto aziendale significa migliorare le performance, accrescere la cultura aziendale, ecc.
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People Engagement nel New Normal: l’esperienza di Generali Asset & Wealth Management 

Giovanna Conzi, head of talent, training and development di Generali

Come si è evoluto il nostro percorso di engagement per far fronte ai nuovi modi di lavorare e alle sfide poste dalla pandemia?

La Business Unit Asset&Wealth Management del Gruppo Generali comprende circa 2.000 dipendenti, con una presenza internazionale distribuita in 15 Paesi. L’obiettivo della divisione Human Capital è quello di supportare manager e dipendenti fornendo strumenti per lavorare al meglio e raggiungere gli obiettivi strategici di business. Nel 2020 è stata realizzata una survey, con l’obiettivo di comprendere come i colleghi stessero vivendo la situazione e quali fossero le necessità contingenti. Sulla base dei risultati emersi è stata integrata la People Strategy con 5 priorità per affrontare un mondo che richiede un approccio al lavoro differente.

1) Mappare le competenze tecniche e predisporre percorsi di sviluppo dedicati. 2) Mantenere alto il livello di energia mentale e fisica dei dipendenti tramite: “Mind fitness”, una serie di conversazioni su come sfruttare la situazione per aumentare resilienza e creatività; “Energy Smart”, un programma con sessioni di allenamento virtuali; programmi per i genitori sui temi della resilienza, apprendimento e familiarizzazione con soluzioni digitali.

3) Diffondere una cultura manageriale tramite: “Meet the Future”, serie di conversazioni con relatori di diversi settori per trattare tematiche relative alla fiducia, alla gestione del team in digitale, alla qualità della performance in un contesto virtuale e ai rapporti di fiducia a distanza. 4) Sostenere tutte le iniziative con un piano di comunicazione mirato per essere vicini ai colleghi, coinvolgendoli ed informandoli circa novità, progetti e iniziative della BU.

5) Promuovere il lavoro Agile con l’obiettivo di rafforzare ulteriormente le competenze interne, con un focus sull’innovazione. Il nuovo modello implica che non si lavori più per gerarchia e per “silos”, ma per funzioni e aree di competenza.
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Come creare un ecosistema di collaborazione distribuito  

Luca Battistelli, business manager, Prase Media Technologies

Nei mesi di lontananza forzata si è compreso quanto la qualità audio faciliti la conversazione e sia cruciale nel condurre una riunione efficace e produttiva. Ma come conciliare le nuove necessità con un investimento che assicuri una performance duratura e che sia estremamente flessibile? La tecnologia audio over IP, in rete, consente una progettazione e implementazione semplice e veloce, che può essere replicata in più ambienti e sedi abbattendo i costi. Non solo, facilita la manutenzione e il controllo da parte del team IT, che può intervenire da remoto e in modo centralizzato.

La qualità audio dei microfoni e speaker Shure, che integrano l’eliminazione d’eco e permettono l’orientamento automatico del microfono, garantendo un’esperienza audio che elimina virtualmente la distanza fra i partecipanti all’incontro. Una conversazione fluida, senza interruzioni, capace di assicura un’uguale partecipazione a tutti, indifferentemente dal luogo da cui si collegano.  

Una sala conferenza che si basa su un’infrastruttura over IP semplifica la fruizione del sistema audio-visivo anche da parte dei colleghi meno tecnologici. Ci si può infatti collegare al sistema della stanza via wireless o via cavo USB e si sarà immediatamente operativi.


The New Hybrid Working

Ilario Tricarico, sales manager per l’Italia, Poly 

Negli ultimi anni la tecnologia si è evoluta per consentire alle aziende e ai propri collaboratori di essere più flessibili e produttivi, grazie a dispositivi innovativi per comunicare e lavorare in modo più efficace. Tuttavia, l’adozione della tecnologia fine a se stessa, senza un progetto di Change Management, può rappresentare un passo falso poiché le persone non si sentono coinvolte, adeguatamente formate e l’organizzazione aziendale non è pronta a questo sviluppo.

Per noi di Poly, realtà nata dalla fusione di Plantronics e Polycom, Ufficio Liquido significa permettere alle persone di scegliere dove e quando lavorare, purché si sia produttivi e si possa lavorare per obiettivi. È una vera e propria filosofia manageriale, che si basa sulla fiducia e sull’empowerment.

Le statistiche dicono che circa il 25% dei lavoratori continuerà a lavorare da casa o in modalità ibrida: quello che riteniamo importante è che ognuno di noi possa avere la possibilità di scegliere lo spazio più adeguato all’attività da svolgere.

L’ufficio rimane un luogo importante, ma la parola “lavoro” amplia il proprio significato: non si riferisce più a un luogo circoscritto e predefinito.

Per guidare una strategia di lavoro ibrida di successo, sarà importante saper ridisegnare gli spazi in modo che siano rispettati questi 4 valori: Collaborare, Contemplare, Comunicare e Concentrarsi

Prendere in considerazione i diversi stili di lavoro e comportamenti nell’azienda porterà a una migliore esperienza in un ambiente di lavoro ibrido. Importante iniziare con il coinvolgimento diretto degli stakeholder aziendali (HR, IT e Facility Manager), essenziale poi l’ingaggio di tutta l’azienda, affrontando il cambiamento in modo graduale e con tappe pianificate.

Poly, grazie alla sua esperienza maturata nel campo dello Smart Working è pronta ad accompagnarvi in questo affascinante viaggio di trasformazione digitale e crescita aziendale: #BeyourbestselfwithPoly.
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Digital transformation e new normal: il futuro delle sale è “as a Service”

Paolo Bonetti, direttore Marketing, Durante

Come affrontare il new normal in azienda? Come scegliere il percorso più efficace per la digital transformation  e come pianificare gli investimenti nel tempo? Come rendere le sale sempre efficienti e facilmente usufruibili da chiunque? Queste sono alcune delle domande che le aziende si stanno ponendo.

Digiroom è la prima formula sul mercato di RaaS -Rooms as a Service, che significa nessun investimento iniziale, rinnovamento tecnologico immediato, assistenza proattiva cloud e real time concierge. Tra i principali vantaggi ottenibili la continuità di servizio della sala grazie al sistema di assistenza proattiva basata su tecnologie cloud; servizio di intervento live in caso di necessità con possibilità di configurare dispositivi e riavviarli se necessario; la garanzia di compatibilità con le più recenti tecnologie audio, video e videoconferenza.

Non è richiesto nessun investimento perché sono inclusi nel canone l’allestimento tecnologico, l’assistenza e la manutenzione proattiva. Al termine del primo ciclo di RaaS si potrà scegliere se proseguire con lo stesso canone rinnovando la tecnologia oppure pagare soltanto il canone standard di assistenza e management.


A cura della redazione

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Officelayout è la rivista di Soiel International, in versione cartacea e on-line, dedicata ai temi della progettazione, allestimento e gestione degli spazi ufficio e degli edifici del terziario

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