Gli spazi della collaborazione

Le restrizioni imposte dal lockdown stanno favorendo le tendenze determinate dal lavoro flessibile e dalla crescente attenzione al benessere sul posto di lavoro, segnando l’inizio di una nuova era degli uffici con una densità di occupazione molto più bassa.

Per quei settori che hanno ripreso ad andare in ufficio, il tasso di occupazione degli spazi sta raggiungendo il 50%, in quanto le aziende riducono la densità di occupazione dei loro spazi di lavoro per far fronte alle esigenze di distanziamento sociale. Tuttavia, anche se il lavoro a distanza sta guadagnando popolarità, è probabile che la necessità a lungo termine di una progettazione degli spazi a bassa densità faccia sì che le dimensioni degli uffici si mantengano intorno ai livelli pre-COVID. Questo quanto emerso da un confronto con i progettisti di Tétris chiamati a immaginare come le aziende dovranno organizzare gli spazi per ridurre l’occupazione degli open space mettendo a disposizione dei dipendenti spazi di lavoro alternativi e flessibili, senza mai perdere di vista il bisogno di sicurezza delle persone. Pietra miliare della re-immaginazione degli spazi di lavoro è la concezione degli spazi Pivot, concept che permette la tutela della salute e della sicurezza in un’ottica volta a salvaguardare il senso di comunità e di connessione tra i colleghi supportando l’interazione con i clienti.

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Spazio tra gli spazi di lavoro

“Progettare un luogo di lavoro a bassa densità significa conciliare la necessità di interazione e collaborazione con i requisiti di salute e sicurezza. Dobbiamo pensare davvero alla funzione dell’ufficio e al motivo per cui le persone dovrebbero andarci”, afferma Stéphanie Bonduelle, managing director di Tétris UK.
La sostituzione di una zona open space con aree di lavoro multifunzionali consente di utilizzare in maniera più efficiente quegli spazi che richiedono un maggiore distanziamento tra le postazioni di lavoro e offre più flessibilità ai dipendenti e al loro modo di lavorare. Nella riconfigurazione degli spazi giocano un ruolo fondamentale arredi e tecnologie.
I pod monoposto con schienale alto favoriscono la riduzione della densità nelle aree di lavoro, delimitando zone più ampie – e protette – per il lavoro da soli, mentre sedute più ingombranti, come le poltrone, favoriscono la distanza fisica negli spazi comuni, sia per il lavoro individuale, sia per quello collaborativo.
In tutto lo spazio di lavoro, i monitor ad alta definizione consentono di partecipare alle riunioni da remoto, supportando il lavoro da casa e le procedure di suddivisione del team che contribuiscono a mantenere bassa la densità di occupazione, preservando lo spirito di energia e collaborazione.

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Molti componenti efficaci di uno spazio a bassa densità richiedono un investimento minimo.
Con un minor numero di dipendenti in ufficio contemporaneamente, è possibile ridurre il numero di scrivanie e riorganizzare le sedute in modo che un maggior numero di persone sia seduto schiena contro schiena, mentre gli arredi negli spazi collaborativi potrebbero essere rivolti nella stessa direzione. Anche la suddivisione di uno spazio di lavoro open space in cluster più piccoli dislocati in tutto l’ufficio – e in zone diverse come una caffetteria, un’area lounge o una sala riunioni – favorisce la de-densificazione. Nelle meeting room, avere tavoli più piccoli e meno sedie incoraggia gli incontri tra gruppi più piccoli di persone e le riunioni in piedi che non solo sono molto più efficaci, ma consentono anche di mantenere più facilmente la distanza consigliata.
Anche le barriere fisiche aiutano. Nelle aree di nicchia dove l’allontanamento può essere difficile, le schermature in plastica trasparente offrono protezione durante gli incontri individuali. Altre barriere di forme, materiali e finiture diverse possono suddividere in modo sicuro gli spazi di lavoro individuali o di gruppo, aggiungendo interesse a livello visivo.
Mentre il design a bassa densità è fondamentale per mitigare la diffusione di malattie respiratorie come il COVID-19, i ricercatori stanno anche studiando materiali o configurazioni di arredi innovativi che potrebbero ridurre la trasmissione di agenti patogeni, permettendo a più persone di tornare in ufficio in modo sicuro.

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Creare un senso di comunità con gli spazi pivot

“Molti prevedevano la fine dell’ufficio sin dall’invenzione del WI-FI e del laptop – afferma Philippe Sourdois, managing director di Tétris Italia. Oggi molti dicono che l’ufficio scomparirà perché molte aziende abbracceranno il lavoro da remoto, per dare alle persone un equilibrio migliore tra vita lavorativa e vita privata e una maggiore flessibilità nella scelta del luogo da cui lavorare. Ma dopo mesi di lavoro remoto la novità sta svanendo. Dalla maggioranza delle ricerche fatte circa il 60% – 70% delle persone vorrebbe tornare in ufficio.
Dobbiamo partire dal perché andiamo in ufficio. Siamo esseri sociali ed il posto di lavoro ci aiuta a connetterci, collaborare ed essere creativi. Il motivo principale risulta essere quindi la socializzazione e la collaborazione con i propri colleghi.

Le società dovranno garantire che il ritorno in ufficio sia sicuro, che l’ambiente di lavoro sia in grado di supportare le loro necessità ed esigenze fisiche, emozionali, cognitive e di benessere. Non un ambiente dove si dovrà andare ma dove si vorrà andare.
Questa è una delle principali ragioni per cui i diversi range di aree di lavoro dovranno supportare e facilitare queste necessità. Queste nuove aree che facilitano la collaborazione e la socializzazione sono stati definiti spazi Pivot”.
Gli spazi Pivot, come half-moon space, huddle space, focus area e break area, sono luoghi che si prestano a ospitare riunioni di team interne in quanto facilitano la collaborazione tra colleghi e consentono di consolidare i rapporti di lavoro.
Questi spazi sono progettati ispirandosi ai temi del residenziale, devono essere confortevoli e in grado di supportare le prestazioni dei dipendenti, ma anche capaci di evolversi rispettando le esigenze del post Covid (sicurezza, benessere).
Fondamentali gli aspetti progettuali legati alla densità, la geometria degli spazi e la sicurezza: prossimità con le altre persone, ma sempre in sicurezza; privacy per garantire la possibilità di concentrazione; postura utilizzando differenti soluzioni di arredo (sedute, scrivanie, poltrone ecc.) con la possibilità di variare la propria attività; personalità perché permettono di personalizzare gli spazi in funzione delle proprie esigenze.

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Queste aree devono mettere le persone a proprio agio e permettere una varietà di scenari che incoraggiano una collaborazione attiva o una conversazione rilassata, riducendo lo stress fisico che può influenzare la produttività. Un elemento importante da considerare è la biofilia: trasportare l’esterno all’interno, utilizzare materiali naturali, pattern e pallette fresche e riposanti che contribuiscono alla salute ed al benessere.
Diverse le tipologie di spazi Pivot realizzabili. Da quelli creati in open space che potranno rispondere a una maggiore flessibilità, al distanziamento fisico delle persone guidando i flussi di circolazione, ai Pivot di condivisione: delimitati da screen ed elementi biofilici per la definizione di aree di lavoro ottimizzate per lavorare individualmente e collaborativamente con facile accesso a soluzioni digitali e alla tecnologia.
Vi sono poi gli spazi Pivot configurati come piccole aree lounge per una o due persone, dotate di dispositivi tecnologici e con layout che garantiscono il distanziamento, impedendo per esempio di lavorare faccia a faccia. Queste aree sono delimitate da screen o barriere verdi che ne delimitano il perimetro e favoriscono la distribuzione dei flussi di circolazione.
I Pivot flessibili sono invece spazi che costituiscono la giusta ambientazione per interazioni casuali o meeting informali. La disposizione di sedute e tavoli favorisce la flessibilità degli spazi minimizzando la condivisione degli elementi e creando al contempo un ambiente più domestico.
Infine, i Pivot pod per la collaborazione sono spazi circoscritti, che possono essere allocati nell’open space per creare un’enclave per due persone. Gli stessi sono arredati con poltrone confortevoli e tavoli individuali dotati di strumenti tecnologici che permettono l’interazione con gli altri partecipanti.
“Gli uffici diventeranno una estensione delle nostre vite, uno spazio dove imparare, crescere, connettersi sfruttando il punto di incontro fra lo stato emozionale, digitale, e fisico – conclude Surdois –. Le aziende dovrebbero utilizzare questi spazi per differenziarsi sul mercato e attrare nuovi talenti”.
Sono queste le principali considerazioni che emergono dal documento “Designing and Delivering Tomorrow’s Workplace – July 2020 Edition” elaborato da Tétris a livello globale, per supportare le aziende nel (re)immaginare i loro spazi di lavoro incoraggiando allo stesso tempo la sicurezza, il benessere e la produttività degli utilizzatori.

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